1. Amaç
Bu politika metni ile ÖGE-PİPSAN A.Ş.’ in rüşvet ve yolsuzluk konusundaki taahhütlerinin ve bu konudaki yaklaşımının açık ve net bir şekilde ortaya konulması ve şirket imajının korunması amaçlanmaktadır. Karşılaşılması muhtemel rüşvet, yolsuzluk ya da etik olmayan davranışlar durumunda çalışanların bildirim sorumluluklarını ve yöntemlerini tariflemektedir.
2. Kapsam
Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele ve Etik Politikası sadece ÖGE-PİPSAN A.Ş. çalışanlarını değil, Şirket adına hareket eden veya ÖGE-PİPSAN A.Ş.’ e ürün ya da hizmet veren tüm iş ortaklarını da kapsamaktadır.
Bu doğrultuda;
• Şirket ortakları da dâhil olmak üzere tüm ÖGE-PİPSAN A.Ş. çalışanları,
• Danışmanlık, avukatlık veya müşavirlik gibi destek hizmeti alınan şirketler ve çalışanları,
• Dış hizmet alınan alt yapımcı şirketleri, taşeron-tedarikçi şirketler ve çalışanları,
bu politikanın kapsamına girmektedir.
Bu politika metninde bahsedilen tüm uygulamaların ve kısıtlamaların yukarıda bahsedilen kişi ve kuruluşlar için de geçerli olduğunun anlaşılması oldukça önemlidir. Bu kişi ve kuruluşların yasal veya etik olmayan herhangi bir davranışta bulunmaları durumunda Şirketimizin de bu durumdan sorumlu tutulabileceği unutulmamalıdır. Bu nedenle çalışılacak olan iş ortakları belirlenirken Şirket Etik Kuralları, ilgili yönetmelik ve prosedürler ile bu politika metni dikkate alınarak, iş ortaklarının da bu kurallara uygun hareket etmesi sağlanmalıdır.
3. Tanımlar
Rüşvet: Bir kişinin bir işi yapmak, yapmamak, hızlandırmak, yavaşlatmak gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı veya olağan iş akışının dışında bir eylemi gerçekleştirmesini sağlamak amacıyla karşı taraftan sözlü veya yazılı anlaşma çerçevesinde doğrudan veya dolaylı olarak kendisine ya da göstereceği bir başka kişiye maddi veya manevi fayda sağlanmasını ifade etmektedir. Rüşvet olarak değerlendirilebilecek menfaat; nakit para, hediye, etkinlik daveti veya bileti, borç affı, yardım maksatlı bağış gibi çok farklı şekillerde olabilir.
Yolsuzluk: Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı yoldan kişisel olarak maddi veya manevi kazanç sağlamaya yönelik olarak kötüye kullanılmasını ifade etmektedir.
Mobbing; Mevcut gücün ya da pozisyonun kötüye kullanılarak; sistematik olarak psikolojik şiddet, baskı, kuşatma, taciz, aşağılama, tehdit vb. şekillerde tecelli eden duygusal bir saldırıdır.
4. Sorumluluklar
Koordinatörlük (Yönetim)
• Rüşvet, Yolsuzluk ile Mücadele ve Etik Politikası’ ndan en üst seviyede Koordinatörlük (Yönetim) sorumludur.
• Koordinatörlük (Yönetim) bu politika metnini kabul eder ve uygulanması için gerekli ortamı sağlar.
• Rüşvet ve yolsuzluğu engellemek amacıyla iç kontrol sistemlerini oluşturur ve geliştirir.
• Politika metnine aykırı davranışların bildirilmesi için gerekli iletişim kanallarının kurulmasını sağlar, bildirimde bulunan kişilerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamaya yönelik tedbirleri alır.
• Konu hakkında ulaşan şikâyet, ihbar ve iddialar hakkında Şirket mevzuatı çerçevesinde gereken inceleme ve soruşturmaların yapılmasını sağlar.
• Yasal düzenlemelere, yönetmeliklere, prosedürlere ve politikalara uygunluğu sağlamak amacıyla denetimlerin yapılmasını ve düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlar.
Yöneticiler ve Çalışanlar:
• Tüm çalışanlar Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele ve Etik Politikasını kabul eder ve politika metnindeki ilkelere uygun hareket eder.
• Yöneticiler, bu politika metnindeki ilkelerin; sorumlu oldukları iş ortakları ve idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlar.
• Çalışanlar hiçbir durumda ve hiç kimse tarafından bu politikaya aykırı hareket etmeye zorlanamaz.
• Tüm Şirket çalışanları bu politikaya aykırı davranışları ve şüphelenilen durumları yöneticilerine ve/veya İnsan Kaynakları Bölümüne bildirmekle yükümlüdür.
• Yöneticiler, idaresi altındaki çalışanlar tarafından kendilerine ulaşan şikâyet, ihbar ve iddiaları İnsan Kaynakları Bölümüne bildirmekle sorumludur.
5. Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele ve Etik Politikası
• ÖGE-PİPSAN A.Ş. her türlü rüşvet ve yolsuzluğun karşısındadır. Amacı ne olursa olsun rüşvet alınması ya da verilmesi kesinlikle kabul edilemez. Rüşvet veya yolsuzluk aracılığıyla ÖGE-PİPSAN A.Ş. ile iş yapmak isteyen 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir.
• Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür. ÖGE-PİPSAN A.Ş. tarafından üçüncü şahıslara verilmek istenen her türlü hediye alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak verilmelidir. Bu kapsamda verilebilecek hediyeler Satış ve Pazarlama Bölümü tarafından organize edilir. Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı prensipler geçerlidir ve bu prensiplerde yer verilen maddi değeri yüksek olmayan, sembolik hediyelerin dışında kesinlikle hediye kabul edilmemelidir. Ayrıca, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi, kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk amiri kanalıyla Koordinatörlüğe (Yönetim) bildirimde bulunulması gerekmektedir. Özellikle yılsonunda gelen yeni yıl hediyeleri olarak kabul edilen kırtasiye hediyeleri Satın Alma Bölümü tarafından toparlanır ve şirket çalışanlarının kullanımı için dağıtılır.
• Ağırlama Politikası Bu politikanın kapsamında çalışılmakta olan tedarikçi, çalışılması olası ve/veya herhangi bir tedarikçi firmalardan gelen seminer, konferans, fabrika ziyareti gibi seyahat ve ağırlama teklifler etik değerler göz önünde bulundurularak değerlendirilir ve gerekirse Koordinatörlük (Yönetim)’ nun görüşü alınır.
• Kolaylaştırma Ödemeleri Bu Politikanın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.
• ÖGE-PİPSAN A.Ş., çalışanlar için adil bir çalışma ortamının oluşturulması ve sürdürülmesi en önemli önceliklerinden biri olarak kabul etmektedir. İlgili tüm yasa ve düzenlemelerle uyumlu, adil, çalışana saygılı, sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamının oluşturulması ile çalışanların başarısının, gelişiminin ve bağlılığının artırılması hedeflenmektedir. Bu kapsamda ÖGE-PİPSAN A.Ş. tüm yasal sorumlulukları yerine getirir ve dil, din, ırk renk, cinsiyet, mezhep, siyasi düşünce, yaş, fiziksel engel ve benzeri nedenler ile ayrımcılık yapılmasına izin verilemez. Şirket içi asılsız beyan, dedikodu, mobbing yapılamaz. Çalışanların devlet kurumlarına karşı tüm gerekli beyanları doğru-açık olarak yapılır, kanunlara aykırı çalışma yapılamaz (çocuk işçi çalıştırılması, kayıt dışı istihdam vb. uygulamalar kabul edilemez).
• ÖGE-PİPSAN A.Ş.; TS/ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemleri ve OHSAS 18001 İş Sağlığı ve Güvenliği belgelerini edinmeyi planlamaktadır. Şirket çalışanlarının çevre ve iş güvenliği konusunda sağlanan eğitimler doğrultusunda; çalışma ortamında ve özel yaşamlarında bu duyarlılık da olmaları beklenir.
• Şirket çalışanları müşteri, tedarikçi, iş geliştirmeler ve/ veya çalışma arkadaşlarının mali/ticari/teknik sır, fiyat, ücret yan hak ya da benzeri konularda üçüncü taraflara bilgi ya da belge paylaşamazlar.
• İstisnai durumlar; devlet ile paylaşılacak mali veriler, müşteri/finans kurumlarıyla paylaşılacak finans bilgileri, müşteri ve tedarikçiler ile paylaşılacak teknik veriler bu kapsamın dışındadır
• Hatasız Kayıt Tutma ÖGE-PİPSAN A.Ş. ’nin muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler ile düzenlenmiştir.
Buna göre;
• Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi,
• Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması gerekmektedir.
6. Rüşvet ve Yolsuzluk / Etik Olmayan Davranışlar ile Karşılaşılması veya Şüphelenilmesi
Tüm Şirket çalışanları, rüşvet ve yolsuzluk ile ilgili olarak karşılaştıkları veya şüphelendikleri durumları vakit kaybetmeden İnsan Kaynaklarına bildirmekle sorumludur. Bu gibi durumlar ile ilgili olarak aşağıdaki örnekler verilebilir:
• Size veya çalışma arkadaşlarınıza rüşvet teklif edilmesi
• Şahit olduğunuz veya bildiğiniz menfaat ilişkileri ve çıkar çatışmaları
• Şirket kayıtlarında farkına vardığınız herhangi bir usulsüzlük
• Çalışma ortamının huzurunu kaçırıcı mobbing uygulamaları
• İhale ve satın almalarda karşılaştığınız kayırma veya menfaat sağlama gibi tutum ve davranışlar
• Herhangi bir müşteri veya tedarikçiye yasal ve Şirket içi düzenlemelere aykırı şekilde menfaat sağlanması
• Şirket içinden veya dışından herhangi bir kurum veya kişinin bu politika metnine aykırı davranışlarda bulunmak üzere sizi veya çalışma arkadaşlarınızı zorlaması
Bu ve benzeri durumlar ile karşılaştığınızda İnsan Kaynaklarına bildirimde bulunmalısınız. Tüm gelen Etik kaynaklı şikayetler İnsan Kaynaklarından Haftalık-Aylık Koordinatörlük (Yönetim) 'na 1 iş günü içerisinde aktarılır.
Koordinatörlük (Yönetim) gerekli görmesi halinde ilave görüşmeler ile süreci şekillendirir.
Bazı durumlarda çalışanlar bu tür olaylara tanık olmalarına rağmen kendilerinin de zarara uğrayabileceği endişesi ile şikâyet etmekte tereddüt edebilirler. ÖGE-PİPSAN A.Ş.’ da yasal düzenlemelere, etik kurallara ve Şirket mevzuatına aykırı durumları ihbar eden ve şikâyette bulunan kişilerin bu nedenle zarara uğramayacakları Koordinatörlük (Yönetim) tarafından garanti altına alınmaktadır. Bu kişilerin kimliklerinin kesinlikle gizli tutulması ve yaptıkları şikâyet veya ihbar nedeniyle – kasıtlı veya iftira olarak tanımlanabilecek bir durum değilse- herhangi bir zarara uğramasının engellenmesi esastır.
7. Aykırı Davranış ve Tutumlara İlişkin Yaptırımlar
Şirketteki tüm görevlerde yönetmelik, prosedür ve talimatları eksiksiz uygulandığı gibi Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele ve Etik Politikası da çalışanlar tarafından benimsenmeli ve uygulanmalıdır. Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele ve Etik Politikası’ nın ihlali durumunda Şirket içi düzenlemelere göre iş akdinin feshedilmesine kadar varabilecek yaptırımlar ile karşı karşıya kalınabileceği ve konunun birçok ülkede hapis cezasını da kapsayan önemli yaptırımlar ile düzenlendiği unutulmamalıdır.
İletişim Bilgileri
E-posta: etik@ogepipsan.com
Etik Kurul üyeleri: Koordinatörlük (Yönetim), Şirket Mali Müşavir, Şirket Avukatı, İdari İşler.
Tel : +90 216 312 13 44
Adres: ÖGE-PİPSAN A.Ş.
Turgut Özal cad. No:100 Tasdelen Cekmekoy İstanbul